Rabu, 05 Juni 2013

BENTUK DAN FUNGSI BAGIAN SURAT


Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. Bentuk-bentuk surat yang lain merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style).

1.      Penggolongan dan Pembagian Surat

a.    Berdasar kepentingan isi surat:
-      Surat   pribadi: formal dan non formal
-      Surat dinas: surat keterangan, surat jalan, surat kelakuan baik,                                     surat izin, dan sebagainya.
-      Surat niaga: surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat pesanan dan balasannya, surat pengiriman pesanan, surat tagihan, surat klaim, surat-surat ketatausahaan, dan sebagainya.
b.    Berdasar wujud fisik surat: surat bersampul, surat tanpa sampul, kartu pos, faksimili,     e-mail.
c.    Berdasar cara pengiriman: surat kilat khusus, kilat, pengiriman biasa, surat-surat elektronik.
d.    Berdasar tingkat kerahasiaan: sangat rahasia, rahasia, konfidensial (terbatas), biasa.
e.    Berdasar jumlah sasaran: biasa, edaran dan pengumuman
f.     Berdasarkan tingkat penyelesaiannya : sangat penting, penting, biasa.            


2.      Bentuk Tataletak Surat

Bentuk tataletaknya: lurus penuh, lurus, setengah lurus, alinea menggantung, lekuk, resmi. Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar dikelompokkan sebagai berikut:
a.       Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah.

b.      Bentuk Lurus (Block Style)
Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan.

c.       Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

d.      Bentuk Lekuk (Indented Style)
Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat.

e.       Bentuk Resmi (Official Style)
Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah.

f.       Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)

g.       Bentuk Surat Resmi Gaya Baru

3.      Bagian-bagian Surat

(1)    :         kepala surat
(2)    : tanggal, bulan, tahun surat
(3)    : nomor surat
(4)    : lampiran
(5)    : hal atau perihal
(6)    : alamat yang dituju (alamat dalam)
(7)    : salam pembuka
(8a)  : alenia pembuka
(8b)  : isi surat
(8c)  : alenia penutup
(9)    : salam penutup
(10)  : tanda tangan penanggungjawab surat
(11)  : nama penanggungjawab surat
(12)  : jabatan penanggungjawab surat
(13)  : tembusan
(14)  : inisial
     
4.    Bagan Bentuk Surat

a.         Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)


 
















(8c)
 
                              


 



(12)
 
           






 



       b.       Bentuk Lurus (Block Style)


 


             


 




















c.     Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)


 

























d.    Bentuk lekuk (Indented Style)


 
























(7)
 
(6)
 
(5)
 
(4)
 
(3)
 
e.     Bentuk Resmi (Official Style)


 

























f.     Bentuk Alenia Menggantung (Hanging Paragraph)








 
























g.    Bentuk Resmi Gaya Baru


 


















































5.    Fungsi Bagian Surat

1.      Kepala Surat (Kop Surat)

Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut.

Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas:
a.       Nama kantor badan, organisasi atau instansi;
b.      Alamat lengkap;
c.       Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada)
d.      Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada)
e.       Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada)
f.       Moto (bila ada)
g.       E-mail, situs (bila ada)
h.      Macam usaha
i.        Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)
j.        Nama bankir (untuk referensi)
k.      Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan.
l.        Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan, tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.

2.      Tanggal Surat

Apabila sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap.
Contoh:
                 28 Februari 2006
                 29 Juni 2006

3.      Nomor Surat           

Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk:
a.       Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip
b.      Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat
c.       Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan
d.      Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat
e.       Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu

Contoh nomor surat

                                    105/Dir – MS/VI/06
Nomor urut surat keluar
 
                                               

 





4.    Lampiran

     Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat   perlu dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Misalnya, lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas.

            Untuk surat bisnis ada 2 cara:
            a.  di bawah nomor
            b.  atau di kiri bawah

5.    Hal atau perihal

Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat.
            Penulisan perihal ada 3 cara yaitu:
a.    Sebelum penulisan alamat dalam
b.    Setelah penulisan selesai alamat dalam
c.    Setelah salam pembuka

6.    Alamat yang dituju

Dalam menulis alamat surat, alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat  dalam (alamat yang dituju)
            Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju;
a.    Dengan mencantumkan  kata “Saudara, Bapak, Ibu”
b.    Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan, pangkat, atau gelar akademis yang ada pada penerima surat, di depan nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak, Ibu, Saudara.

Dinas pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat.

            Contoh menulis alamat:
a.    Alamat yang ditujukan kepada perorangan
     Contoh:      
                        Yth. Sdr. Dewi Sukmasari, S.E.
                        Jln. Jend. Suprapto No. 96
                        Bandar Lampung 35157

b.   Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya
                 Contoh:
                                         Yth. Direktur PT Mandiri Sejahtera
                                         Jln. Anggrek Raya No. 307
                                         Jakarta 13465





c.    Alamat yang ditujukan kepada nama instansi/perusahaan
     Contoh:
                                         Kepada
                                    PT Pembangunan Jaya
                                    Jln. Rasuna Said Kav. 13
                                    Jakarta 12540

d.   Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah dari perusahaan swasta
     Contoh:
                                         Yth. Kepala Kantor Wilayah
                                         Departemen Pendidikan Nasional
                                         Propinsi Lampung
                                         Jln. Wolter Monginsidi No. 11
                                         Bandar Lampung

e.    Penulisan alamat dari pejabat pemerintah kepada direktur perusahaan swasta tidak perlu menggunakan sebutan apapun
     Contoh:
                                         Yth. Direktur Utama PT Andalas
                                         Jln. Soekarno Hatta 397
                                         Bandar Lampung 35672

f.    Penulisan alamat dengan menggunakan u.p.
Contoh:
                                         Yth. Direksi Bank Central Asia
                                         u.p. Ibu Ani Suwansi, S.E., M.B.A
                                         Direktur Perkreditan
                                         Plaza BCA, Lt. XXI
                                         Jln. Cassablanca  121
                                         Jakarta 12103

g.    Penulisan alamat yang ditujukan kepada pemasang iklan
Contoh:
                                         Yth. Pemilik Po. Box 405/Jkt
                                         Jakarta 12005

                                         atau
                                         Kepada
                                         Po. Box. 405/Jkt
                                         Jakarta 12005

7.    Salam Pembuka

“Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka.
            Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata:

                        Dengan hormat,
                        Saudara …….. yang terhormat,
                        Bapak ……… yang terhormat,
Salam pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut. Misalnya:

                        Assalamualaikum Wr.Wb.
                        Salam hormat,

8.    Isi Surat (tubuh surat)

Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka, isi surat dan alinea penutup.

a.         Alinea Pembuka

Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut.

Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan:
1.      Dengan ini kami beritahukan bahwa ……
2.      Bersama ini kami lampirkan …..
3.      Kami mengundang …..
4.      Sesuai dengan pemberitahuan ….
5.      Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa …..
6.      Perkenankanlah kami melaporkan
7.      Menyambung surat kami tanggal … No. ...

Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini”  dan “dengan ini” dalam menulis surat. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau dilampirkan.
                  
                   Contoh alinea pembuka pada surat balasan :
1.    Sehubungan  dengan surat Saudara tanggal …… No. ...
2.    Membahas surat Saudara tanggal….. No. ...
3.    Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. ...
4.    Memperhatikan  surat Saudara tanggal ... No. ...
5.    Surat Saudara tanggal .... No. .... telah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu ……          
      
b.         Isi  Surat

Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan, diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat.
Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat, jelas, tepat dan hormat. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang  baku. Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek, atau hanya terdiri dari keterangan tempat  saja (baca syarat surat yang baik).



c.         Alinea Penutup

Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat. Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai.
Contoh:
1.    Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2.    Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus, terima kasih.
3.    Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami  ucapkan terima kasih.
4.    Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
5.    Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.

9.    Isi surat (tubuh surat)

Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat.
Contoh:
a.    Hormat kami,
b.    Salam kami,
c.    Wassalam,

Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan  pula Nomor Induk Pegawai  (NIP).
Contoh:
                             Kepala Biro Kepegawaian
                             Mahatir Muhammad
                             NIP. 160081022

10/11. Tandatangan dan Nama Terang Penanggung Jawab Surat
      
Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang adalah sah. Sebaliknya surat yangg ditandatangani oleh orang yang tidak  berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku.

Di bawah nama terang, untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. Gunanya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen.

12.  Jabatan Penanggungjawab Surat

Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan jabatan dari penanggungjawab tersebut. Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan, juga untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan.




13.     Tembusan

Tembusan (c.c. = carbon copy;) surat atau  tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan.

            Tembusan:
1.         Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung
2.         Gubernur Lampung
3.         Walikota Bandar Lampung
4.         Arsip

Atau
            cc.:            1.
                             2.

14.     Inisial

     Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya, sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya.

Tidak ada komentar: